Sebuah surat masuk melalui WhatsApp. Ada kop instansi, nama pejabat, dan tanda tangan di bagian bawah. Sekilas, semuanya terlihat meyakinkan. Namun, bagaimana kita mengetahui bahwa surat itu benar ditandatangani oleh orang yang namanya tercantum? Bagaimana jika isinya sudah diubah sebelum sampai kepada kita?

Pertanyaan ini semakin relevan ketika surat, undangan, dan berbagai dokumen administrasi berpindah melalui layar. Tampilan dokumen memang mudah dilihat, tetapi keasliannya membutuhkan pemeriksaan lebih dari sekadar bentuk tanda tangan.

Di sinilah pentingnya memahami tanda tangan elektronik atau TTE.

Gambar Tanda Tangan Mudah Dikenali, tetapi Bisa Disalin

Memindai tanda tangan di atas kertas, memotong gambarnya, lalu menempelkannya ke dokumen merupakan praktik yang cukup familiar. Hasilnya menyerupai dokumen yang ditandatangani langsung.

Masalahnya, gambar tersebut dapat disalin dan ditempelkan kembali pada dokumen lain. Keberadaan gambar tanda tangan saja tidak cukup untuk memastikan siapa yang menempelkannya, apakah pemiliknya menyetujui isi dokumen, atau apakah isi tersebut telah berubah.

Bayangkan sebuah surat undangan yang tanggal dan lokasi acaranya diganti. Gambar tanda tangan di bawahnya bisa tetap terlihat sama. Bagi penerima yang hanya memeriksa tampilannya, perubahan itu mungkin tidak menimbulkan kecurigaan.

Karena itu, gambar tanda tangan dan mekanisme pembuktian keaslian dokumen perlu dibedakan.

Tanda tangan elektronik memiliki pengertian yang lebih luas daripada gambar goresan tangan pada layar. TTE merupakan informasi elektronik yang terkait dengan informasi elektronik lainnya dan digunakan untuk verifikasi serta autentikasi.

Dalam penerapan TTE tersertifikasi, terdapat sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik atau PSrE. Sertifikat ini menghubungkan identitas pemiliknya dengan mekanisme tanda tangan elektronik. Penjelasan mengenai TTE dan sertifikat elektronik tersedia pada portal resmi PSrE Komdigi.

Secara sederhana, prosesnya dapat dibayangkan seperti membuat segel digital yang terhubung dengan penanda tangan dan isi dokumen. Segel ini diperiksa secara elektronik, bukan dengan mencocokkan bentuk tanda tangan menggunakan mata.

Istilah TTE sendiri mencakup kategori tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jadi, pembahasannya tidak cukup disederhanakan menjadi “gambar pasti tidak sah”. Hal yang perlu diperhatikan ialah bagaimana identitas, persetujuan penanda tangan, dan keutuhan dokumen dapat dibuktikan.

Pada dokumen dengan tanda tangan digital berbasis sertifikat, pemeriksaan elektronik membantu menilai identitas penanda tangan dan mendeteksi perubahan terhadap bagian dokumen yang telah ditandatangani.

Artinya, ketika isi dokumen berubah, pemeriksaan tidak hanya bergantung pada apakah tanda tangannya masih terlihat. Mekanisme verifikasi dapat menunjukkan adanya perubahan setelah penandatanganan. Inilah salah satu perbedaan penting dibandingkan gambar tanda tangan yang sekadar ditempel. Sistem TTE perlu memiliki keamanan dan keandalan untuk mendukung pembuktian tersebut, sebagaimana dijelaskan dalam publikasi resmi Komdigi tentang TTE.

Namun, TTE tidak otomatis membuktikan bahwa seluruh pernyataan dalam surat benar secara faktual. Penerima tetap perlu membaca isi, tujuan, dan konteks dokumennya.

Di lingkungan Pemerintah Kota Kediri, TTE digunakan dalam persuratan melalui aplikasi ASN Digital. Melalui aplikasi tersebut, proses penandatanganan surat dapat dilakukan secara elektronik.

Bagi ASN, pemahaman TTE membantu membangun kebiasaan pengelolaan surat yang lebih cermat. Bagi masyarakat yang menerima dokumen pemerintah, pemahaman ini membantu membedakan tampilan surat dengan bukti elektronik yang menyertainya.

Karena pemeriksaan tanda tangan dilakukan pada berkas elektronik, simpanlah file asli yang diterima. Foto, tangkapan layar, atau hasil cetak tidak membawa seluruh informasi elektronik yang diperlukan untuk memeriksa tanda tangan digital pada file asalnya.

Saat menerima surat digital berikutnya, jangan berhenti pada pertanyaan, “Ada tanda tangannya?” Lanjutkan dengan pertanyaan yang lebih berguna: “Bisakah tanda tangan dan keutuhan dokumen ini diperiksa?”